Empfehlung des Runden Tisches Heimerziehung zur Akteneinsicht durch ehemalige Heimkinder

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1 und H Empfehlung des Runden Tisches Heimerziehung zur Akteneinsicht durch ehemalige Heimkinder I. Ausgangslage und Hintergründe II. Zu einzelnen datenschutzrechtlichen Fragen III. Praktische Hinweise zur Akteneinsicht durch ehemalige Heimkinder I. Ausgangslage und Hintergründe Der Runde Tisch Heimerziehung in den 50er und 60er Jahren ist auf Anregung des Deutschen Bundestages im Februar 2009 zusammengekommen 1, um bis Ende 2010 die bundesrepublikanische Heimerziehung der 50er und 60er Jahre aufzuarbeiten. Neben Vorschlägen an den Deutschen Bundestag und die Gesellschaft für den weiteren Umgang mit der Thematik 2, hat der Runde Tisch die Aufgabe, die individuelle Aufarbeitung der Betroffenen im Rahmen seiner Möglichkeiten zu unterstützen und zu fördern. Es hat sich gezeigt, dass hierfür insbesondere die Einsicht der Betroffenen in ihre damaligen personenbezogenen Akten sehr hilfreich sein kann. Viele ehemalige Heimkinder sind sehr früh in ihrer Kindheit in Heimerziehung oder andere Formen der Erziehungshilfe gekommen. Oft brach der Kontakt zu ihrer Familie früh ab. Es gab und gibt daher oft keine Angehörigen, die ihnen ihre Familiengeschichte, ihre Herkunft und die Entwicklung ihrer Kindheit hätten vermitteln können. Stammbäume, Fotoalben und Übermittlungen aus der Kindheit existieren nicht. Oft bestehen nur lückenhafte Erinnerungen an die ersten Lebensjahre und auch aus ihrer Jugend sind den ehemaligen Heimkindern nicht alle Zusammenhänge bekannt. Fragen zu ihrer Identität blieben daher bislang ungeklärt oder konnten nur vage beantwortet werden: Wer sind meine Eltern? Habe ich noch Geschwister oder andere Verwandte? In welche Verhältnisse wurde ich geboren? Wieso kam ich ins Heim? Wer wusste von meiner Heimunterbringung und wer war daran beteiligt? Auch Fragen zu Entwicklungen in 1 2 Mitglieder des Runden Tisches sind neben Vertretern ehemaliger Heimkinder der Petitionsausschuss des Deutschen Bundestages, das Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend, das Bundesministerium für Arbeit und Soziales, Vertreter der (alten) Bundesländer, die Bundesarbeitsgemeinschaft der Landesjugendämter, die Bundesvereinigung der kommunalen Spitzenverbände, die Deutsche Bischofskonferenz, die Evangelischen Kirche in Deutschland, der Deutsche Caritasverband, das Diakonische Werk der Evangelischen Kirche in Deutschland, die Bundesarbeitsgemeinschaft der Freien Wohlfahrtspflege, der AFET- Bundesverband für Erziehungshilfe, der Deutsche Verein für öffentliche und private Fürsorge, das Deutsche Institut für Jugendhilfe und Familienrecht, die Deutsche Vereinigung für Jugendgerichte und Jugendgerichtshilfen sowie Vertreter der Wissenschaft. Anlassbezogen wird das Bundesministerium der Justiz beteiligt. Vorsitzende des Runden Tisches ist die Bundestagsvizepräsidentin a.d. Dr. Antje Vollmer. Ausführliche Darstellung auf der Homepage des Runden Tisches U im Zwischenbericht des Runden Tisches HUhttp://

2 Kindheit und Jugend können nicht beantwortet werden: Wieso musste ich das Heim wechseln? Warum konnte ich keine bessere Schule besuchen? Weshalb musste ich eine bestimmte Lehre anfangen? Was haben die Erzieher von mir gehalten? Welche Probleme wurden mir eventuell unterstellt oder vorgeworfen? Auch rechtlich relevante Informationen, wie etwa Ausbildungsverträge und Ähnliches, fehlen oft. Es wird deutlich, dass diese ehemaligen Heimkinder keine Antworten auf identitätsstiftende Fragen erhalten haben, deren Klärung für Menschen, die nicht im Heim aufwuchsen, eine Selbstverständlichkeit darstellt. Insbesondere in fortgeschrittenem Alter in dem sich die damaligen Heimkinder nun befinden werden diese Fragen drängender und gewinnen an Bedeutung. Die Akten aus damaliger Zeit, etwa von Jugendämtern oder Heimen, können wenn auch nicht alle, so doch einige diese drängenden Fragen klären und damit wesentlich zu einer persönlichen Aufarbeitung beitragen. Der Runde Tisch Heimerziehung möchte die Betroffenen bei der Aktensuche und der Akteneinsicht unterstützen und richtet daher einen dringenden Appell an alle betroffenen Einrichtungen und Institutionen, eine solche Akteneinsicht zu ermöglichen. Bei der Aktensuche und Akteneinsicht ergeben sich allerdings oftmals Schwierigkeiten, tauchen praktische Probleme und rechtliche Fragen auf. Dazu werden im Folgenden Hinweise gegeben: 1. Zunächst stellt sich die Frage, ob die entsprechenden Dokumente/Akten überhaupt noch existieren. In Konsequenz der wenn auch von Institution zu Institution unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen bzw. Löschungsvorgaben sind zahlreiche Dokumente bereits vernichtet worden. Nach der bisherigen Rechtslage ist das auch nicht zu kritisieren, soweit nicht auch Dokumente vernichtet worden sind, die nach den Archivgesetzen des Bundes, der Länder und der Kirchen den öffentlichen Archiven zur Verfügung hätten gestellt werden müssen. Für Dokumente bei Vormündern gilt, dass sie nach dem Ende der Mündelvertretung eigentlich den gesetzlich Vertretenen hätten ausgehändigt werden müssen bzw. zu diesem Zweck aufbewahrt und nicht hätten vernichtet werden dürfen. Das war (und ist) aber bis heute nur vereinzelt Praxis, sodass auch diesbezüglich viele Dokumente tatsächlich nicht mehr existieren. Allerdings finden sich auch viele Behörden und Einrichtungen, insbesondere auch Archive, in denen Aktenbestände aus der betreffenden Zeit noch vorliegen. Eine Stichprobe des Diakonie Bundesverbandes hat beispielsweise ergeben, dass in etwa der Hälfte der Diakonischen Einrichtungen noch Heimakten vorhanden sind. Um eine Vernichtung noch bestehender Akten zu stoppen, hat der Runde Tisch bereits in seiner zweiten Sitzung am 2./3. April 2009 folgenden Aufruf zur Aktensicherung beschlossen: Wir fordern die zuständigen Stellen der Länder (Datenschutzbeauftragte/Ministerien) und Kommunen auf soweit noch nicht geschehen, die ihnen nachgeordneten Stellen (Landesjugendämter/Jugendämter, Vormundschaftsämter, Archive u. a.) anzuweisen, sämtliche Akten über die ehemaligen Heimkinder/ Jugendlichen sowie sämtliche aus damaliger Zeit noch vorhandenen Unterlagen über die Kinder- und Jugendheime, mit denen sie zusammengearbeitet haben, zu sichern. Dieses Anliegen gilt auch für die

3 Justizministerien und die Vormundschaftsgerichte, ebenso für kirchliche Einrichtungen und andere freie Träger, die damals Kinder- und Jugendheime unterhielten Es ergeben sich indes bei der Gewährung von Akteneinsicht, aber auch bei der häufig gewünschten Aushändigung von Kopien der eigenen Akte einige datenschutzrechtliche Fragen. Anlass dazu ist gegeben, soweit es um datenschutzrechtliche Belange Dritter geht. Hier bedarf es einer differenzierenden Betrachtung. Einen Hinderungsgrund könnten Aufbewahrungsfristen darstellen. Grundsätzlich sind personenbezogene Daten nach Ablauf der Aufbewahrungspflicht zu löschen. Dies ergibt sich nicht zuletzt aus den Regelungen zur Datenvermeidung und Datensparsamkeit (vgl. 3a BDSG) sowie zum Anspruch auf Löschung nach den einschlägigen Regelungen der Datenschutzgesetze (vgl. nur 20 Abs. 2 Nr. 2 BDSG sowie die entsprechenden Regelungen in den Landesdatenschutzgesetzen sowie 84 Abs. 2 Satz 2 SGB X). Für die Akten der Heimkinder ist zusätzlich 84 Abs. 2 Satz 2 SGB X zu beachten. Danach ist entgegen dem datenschutzrechtlichen Grundsatz der Löschung von personenbezogenen Daten nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen zu beachten, ob es ein entgegenstehendes schutzwürdiges Interesse des Betroffenen an der weiteren Aufbewahrung der personenbezogenen Unterlage gibt. Ein solches schutzwürdiges Interesse an der weiteren Aufbewahrung liegt hier vor, da die betroffenen Heimkinder ein verfassungsrechtlich geschütztes Recht an der Kenntnis über ihre Vergangenheit haben. Schließlich gibt es immer wieder Berichte, nach denen die Akteneinsicht an ganz praktischen Dingen scheitert oder problematisch verläuft. Der Runde Tisch Heimerziehung nimmt diese Fragen und Probleme zum Anlass, die folgenden Empfehlungen an betroffene Stellen zu formulieren. Es soll erreicht werden, dass eine Akteneinsicht unter Wahrung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen flächendeckend Praxis wird und dass die Akteneinsicht für die Betroffenen produktiv und in der Sache so angemessen wie möglich verläuft. In Abschnitt II. dieser Empfehlung werden datenschutzrechtliche Fragen beantwortet. In Abschnitt III. gibt der Runde Tisch praktische Hinweise und Empfehlungen für den konkreten Vorgang der Akteneinsicht. Adressaten sind alle öffentlichen und freien Träger und Institutionen, die in der damaligen Heimerziehung Akten führten also neben Jugendämtern, Landesjugendämtern und Einrichtungen auch Vormundschaftsgerichte oder Vormundschaftsämter und deren Nachfolger. 3 Auszug aus dem Protokoll der 2. Sitzung des Runden Tisches Heimerziehung.

4 II. Zu einzelnen datenschutzrechtlichen Fragen Für die Klärung der datenschutzrechtlichen Fragen wurde der Bundesdatenschutzbeauftragte Peter Schaar in die 3. Sitzung des Runden Tisches am 15./16. Juni 2009 eingeladen 4. In einem weiteren Schritt wurde eine Stellungnahme des Arbeitskreises Gesundheit und Soziales" der Datenschutzbeauftragten des Bundes und der Länder erbeten, die dann in seiner 53. Sitzung beschlossen und im Mai 2010 an den Runden Tisch übermittelt wurde. An entsprechenden Stellen wird im Weiteren aus dieser Stellungnahme zitiert. Nach der Klärung der datenschutzrechtlichen Fragen kommt der Runde Tisch zu folgenden Ergebnissen: 1. Grundsätzliches Einsichtsrecht der Betroffenen Zentrales Anliegen der ehemaligen Heimkinder ist, in die sie selbst betreffenden Akten Einsicht zu nehmen, hieraus Auskunft oder ihre Akten in Kopie zu erhalten. Dies bezieht sich z.b. auf die sie betreffenden Heim- oder Krankenakten, aber auch die allgemeinen oder sie betreffenden Unterlagen der Heimleitung, der zuständigen Jugendämter oder der sonst zuständigen öffentlichen Stellen. In dem für das heutige Verständnis von Persönlichkeits- und Datenschutz grundlegenden Volkszählungsurteil hat das Bundesverfassungsgericht ausgeführt, dass eine Gesellschafts- und Rechtsordnung, in der Bürger nicht mehr wissen können, wer was wann und bei welcher Gelegenheit über sie weiß, mit dem Recht auf informationelle Selbstbestimmung nicht vereinbar sei. In verschiedenen Gesetzen sind Akteneinsichts- und Auskunftsrechte für die Betroffenen normiert, denen bei der Aufarbeitung der Heimerziehung in den 50iger und 60iger Jahren eine grundlegende Bedeutung zukommt. Grundsätzlich ist den Betroffenen nach diesen Regelungen Auskunft zu erteilen über - die zu seiner Person gespeicherten Daten, auch soweit sie sich auf die Herkunft dieser Daten beziehen, - die Empfänger oder Kategorien von Empfängern, an die die Daten weitergegeben werden und, - den Zweck der Speicherung.F 5 2. Schutz der Rechte Dritter Das Sozialgesetzbuch, das auf Sozialleistungsträger (u.a. Jugendämter) direkte Anwendung findet, gewährt den Betroffenen das Akteneinsichts- und das Auskunftsrecht nicht uneingeschränkt. Sowohl das Akteneinsichtsrecht nach 25 SGB X als auch das Auskunftsrecht nach 83 SGB X berücksichtigen schutzwürdige Interessen Dritter. Bei der Akteneinsicht bzw. Auskunft aus Akten über die frühere Heimerziehung kommen insbesondere der Schutz personenbezogener Daten Dritter wie beispielsweise anderer ehemaliger Heimkinder in Betracht. Des Weiteren ist auch 4 Zu den Ergebnissen der Anhörung siehe Zwischenbericht des Runden Tisches, S. 38 f. 5 Stellungnahme der Datenschutzbeauftragten des Bundes und der Länder zu der datenschutzrechtlichen Problematik hinsichtlich der Heimerziehung in den 50iger und 60iger Jahren ; vgl. auch 19 Bundesdatenschutzgesetz und 83 SGB X sowie die entsprechenden Regelungen in den Datenschutzgesetzen der Länder.

5 der Schutz von Betriebs- und Geschäftsgeheimnissen zu berücksichtigen, die nach der Regelung des 35 Abs. 4 SGB I personenbezogenen Daten gleichgestellt sind. Bei der Abwägung datenschutzrechtlicher Belange Dritter ist zu beachten, dass ehemalige Erzieher oder Angestellte von Kinderheimen, deren Name in Ausübung ihrer Funktion in die Akte aufgenommen wurde, grundsätzlich kein Recht haben, dass ihre Namen unkenntlich gemacht werden. Diese für das Datenschutzrecht schon seit Langem von den Datenschutzbeauftragten des Bundes und der Länder vertretene Auffassung wurde auch durch die entsprechende Wertung des Gesetzgebers in 5 Abs. 4 des Informationsfreiheitsgesetzes des Bundes übernommen. Das Interesse der Funktionsträger an einer Geheimhaltung tritt insoweit hinter das Informationsinteresse des Betroffenen zurück. Anders dagegen verhält es sich mit den personenbezogenen Daten der ebenfalls betroffenen anderen Heimkinder. Diese sind in allen Unterlagen regelmäßig durch Schwärzung unkenntlich zu machen. Die Art und Weise der Auskunftsgewährung liegt zwar grundsätzlich im Ermessen der jeweiligen Organisation, bei der die Information liegt. Ermessen bedeutet hier allerdings nicht, dass die Stelle nach freiem Belieben entscheiden kann. Das Gesetz spricht ausdrücklich von pflichtgemäßem Ermessen ( 83 Abs. 1 Satz 4 SGB X). Dies bedeutet, dass soweit der Antragsteller Wünsche hinsichtlich der Form der Auskunft geäußert hat etwa in Form einer Akteneinsicht hiervon nur bei Vorliegen gewichtiger Gründe abgewichen werden kann. Gewichtige Gründe wären etwa dann anzunehmen, wenn mit der Akteneinsicht die Offenbarung personenbezogener Daten Dritter, etwa anderer Heimkinder, verbunden wäre Rechtsnachfolge Diese Grundsätze sind in der Regel auch anwendbar, wenn hinsichtlich der Trägerschaft eines Heims eine Rechtsnachfolge stattgefunden hat. Unter Rechtsnachfolge ist der Übergang von Rechten und Pflichten einer auch juristischen Person auf eine andere zu verstehen. In den Fällen, in denen es für den Übergang der Trägerschaft keine gesetzlichen oder vertraglichen Regelungen gibt, gelten für den Rechtsnachfolger eines früheren Trägers eines Kinderheims die Rechte und Pflichten, die für den Rechtsvorgänger gegolten haben Aufbewahrung von Akten, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist Die gemeinsame Haltung der Datenschutzbeauftragten des Bundes und der Länder hinsichtlich der Akten, deren Aufbewahrungsfristen zwar abgelaufen sind, die aber noch nicht den jeweiligen Archiven angeboten wurden, geht dahin, dass die Akten nicht vernichtet werden sollen. Hier ist zumindest der Rechtsgedanke des 84 Abs. 3 Nr. 2 SGB X oder 61 Abs. 3 SGB VIII heranzuziehen. Für die weitere Aufbewahrung der Akten spricht die Interessenabwägung zwischen den Auskunftsbegehren der ehemaligen Heimkinder und der Durchführung von Aufbewahrungsregelungen. Diese beruhen auf einer Konkretisierung des Erforderlichkeitsgrundsatzes und regeln die Durchführung einer ordnungsgemäßen und zweckmäßigen Verwaltung. Gegenüber diesem Interesse geht das Interesse der 6 Stellungnahme der Datenschutzbeauftragten des Bundes und der Länder zu der datenschutzrechtlichen Problematik hinsichtlich der Heimerziehung in den 50iger und 60iger Jahren 7 Ebenda.

6 Betroffenen auf Auskunft und damit auf den Erhalt der Unterlagen im vorliegenden Fall grundsätzlich vor Akteneinsicht für wissenschaftliche Zwecke Bei der Aufarbeitung der Heimerziehung in den 50iger und 60iger Jahren kommt neben dem vorrangigen Interesse der Betroffenen auch dem Interesse der Wissenschaft eine elementare Bedeutung zu. Die Einrichtung des Runden Tisches war vom Petitionsausschuss des Deutschen Bundestages mit der Zielsetzung empfohlen worden, die Geschehnisse in der Heimerziehung im westlichen Nachkriegsdeutschland unter den damaligen rechtlichen, pädagogischen und sozialen Bedingungen aufzuarbeiten. Notwendigerweise setzt dies voraus, dass Informationen an die mit der Aufarbeitung befassten Wissenschaftler auch anhand konkreter Unterlagen übermittelt werden. Rechtliche Grundlage für die Übermittlung personenbezogener Daten für wissenschaftliche Zwecke ist 75 SGB X, soweit es sich um Unterlagen von Sozialleistungsträgern handelt. Bei Jugendämtern und öffentlich-rechtlichen Trägern der Kinderheime ist diese gesetzliche Vorschrift unmittelbar anwendbar. Dabei ist zu beachten, dass für freie und kirchliche Träger teilweise abweichende Bestimmungen gelten, sodass eine Prüfung des Einzelfalls zu erfolgen hat. 9 III. Praktische Hinweise zur Akteneinsicht durch ehemalige Heimkinder Die Suche nach Akten gestaltet sich sowohl für die ehemaligen Heimkinder als auch für die Behörden und Einrichtungen häufig schwierig und mühsam. Oft wird schnell beschieden, dass alle Akten vernichtet wurden oder nicht mehr auffindbar sind. Es gibt allerdings auch immer wieder Berichte, dass längst verloren geglaubte Akten nach einigen Anstrengungen und manchmal auch durch Zufall wieder aufgefunden wurden. Insbesondere wenn die ursprüngliche Einrichtung oder Behörde nicht mehr besteht, Umstrukturierungen, Umzüge oder Sanierungen stattgefunden haben, wurden die Akten mancherorts nicht (wie vermutet) vernichtet, sondern in Kellern, auf Dachböden oder anderen Gebäuden aus- oder zwischengelagert. Dort sind sie in Vergessenheit geraten und werden heute nicht mehr erinnert. Es lohnt sich also immer, Nachforschungen anzustellen und dabei nicht nur die aktuelle Registratur zu berücksichtigen. Auch ehemalige Mitarbeiter können oft wichtige Hinweise auf den Verbleib von alten Akten geben. Sind Akten einmal gefunden, geht es um die praktische Gestaltung der Akteneinsicht. In einigen Fällen wurden die Akten kopiert, schützenswerte Daten geschwärzt und an die Betroffenen per Post verschickt. Eine solche Art der Übermittlung ist nicht für alle Ehemaligen geeignet. Für viele Betroffene stellt die Einsicht in die Akte, durch die sich bislang unbekannte Zusammenhänge der eigenen Biografie erschließen, eine erhebliche psychische Herausforderung dar. Viele Hintergründe, wie etwa Anlässe der Heimeinweisung, werden bekannt; unerwartet gibt es Hinweise auf Geschwister oder Verwandte, von deren Existenz man vorher nichts wusste. Beurteilungen von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Jugendämter, von Erzieherinnen und Erziehern oder Heimleitungen 8 Ebenda. 9 Ebenda.

7 werden bekannt: Viele dieser Berichte wurden abwertend, stigmatisierend und verachtend verfasst; gleichzeitig wird den Ehemaligen anhand der Akten deutlich, wie stark ihr gesamtes weiteres Leben durch diese Personen beeinflusst wurde. Es finden sich in den Akten auch Berichte über traumatisierende Ereignisse wie Strafaktionen, die dann heute zu Retraumatisierungen führen können. Akteneinsicht kann also dazu führen, dass ehemalige Heimkinder erfahren, dass ihr bisheriges Verständnis der eigenen Vergangenheit nicht zutrifft, dass für sie neue Wahrheiten entstehen und Teile der eigenen Geschichte umgeschrieben werden müssen. Nicht alle Schriftstücke einer Akte sind für Laien verständlich, sodass Akteninhalte gar nicht oder falsch verstanden werden und zu neuen Verwirrungen und Missverständnissen führen können. Bei allen positiven Möglichkeiten, die eine Akteneinsicht für die Betroffenen eröffnet, ist darauf zu achten, dass die Akteneinsicht auch ein besonders sensibler und aufwühlender Moment sein kann, der ehemalige Heimkinder stark herausfordert. Es hat sich daher aus Sicht der Betroffenen als hilfreich erwiesen, wenn eine persönliche Begleitung und ggf. Erläuterung der Akteninhalte angeboten wird. 10 Eine solche Begleitung und Vermittlung muss bereits unmittelbar bei der Aktenübergabe bzw. -einsicht angeboten werden. Die persönliche Begleitung muss fachlich gut vorbereitet sein und ohne Zeitdruck stattfinden. Das Angebot der Möglichkeit einer weiteren späteren Kontaktaufnahme etwa für Nachfragen ist notwendig. Es kann auch angebracht sein, die Akteneinsicht durch eine unabhängige externe Fachkraft begleiten zu lassen. Insbesondere dann, wenn noch Vorbehalte des ehemaligen Heimkindes gegenüber der Einrichtung bestehen, kann eine solche neutrale Begleitung bzw. Mediation angezeigt sein und gewünscht werden. Für die Form der Akteneinsicht lassen sich bisher zwei wesentliche Vorgehensweisen unterscheiden: Die Einsicht in die Akte findet vor Ort statt, ohne dass dabei die Akte oder Bestandteile der Akte ausgehändigt werden. Die Akte wird zum Verbleib beim Betroffenen als Kopie ausgehändigt. Im Sinne einer angemessenen Aufarbeitung muss für die Übergabe einer Kopie plädiert werden. Innerhalb der zur Verfügung stehenden Zeit vor Ort lässt sich eine entsprechende Akte nicht lesen, begreifen und verarbeiten, da diese Situation bereits durch das Wiedersehen der Einrichtung und den damit verbundenen Erinnerungen besonders belastet sein kann. Um eine intensive und ausreichende Auseinandersetzung mit der Akte zu ermöglichen, sollte die Akte den Betroffenen ausgehändigt werden. Sie können dann selbstbestimmt entscheiden, wann und mit wem sie sich über welche Teile der Akte auseinandersetzen möchten. Viele Zusammenhänge erschließen sich zudem erst beim zweiten, dritten oder vierten Lesen der Akte. Ehemalige Heimkinder benötigen die Erfahrung, dass sie selber bestimmen können, wie sie mit ihrer Vergangenheit umgehen und dass ihnen das nicht von anderen abgenommen wird. Ein solches Vorgehen erinnert sie oftmals an die Zeit der Heimunterbringung. Einige der 10 In 25 SGB X Abs. 2, Satz 3 ( Akteneinsicht durch Beteiligte ) heißt es dazu: Soweit die Akten Angaben enthalten, die die Entwicklung und Entfaltung der Persönlichkeit des Beteiligten beeinträchtigen können, gelten die Sätze 1 und 2 mit der Maßgabe entsprechend, dass der Inhalt der Akten auch durch einen Bediensteten der Behörde vermittelt werden kann, der durch Vorbildung sowie Lebens- und Berufserfahrung dazu geeignet und befähigt ist.

8 Betroffenen möchten ihre Akte im Rahmen einer Therapie bearbeiten oder benötigen Teile der Akte als Nachweise (z.b. für Rentenansprüche). Hierfür müsste ihnen die Akte vorliegen. In der Praxis erweisen sich immer wieder die Finanzierung und die Bereitstellung von Ressourcen als Problem. Die Akteneinsicht erfordert aufseiten der Institutionen einen erhöhten Aufwand: Die Aktensuche, das Kopieren und ggf. Schwärzen der Akten und die Begleitung der Akteneinsicht bedeuten Personaleinsatz und Sachkosten. Viele ehemalige Heimkinder leben heute von ALG II, Grundsicherung oder sehr niedrigen Renten. Immer wieder wird berichtet, dass Behörden und Einrichtungen für die Akteneinsicht zum Teil erhebliche Bearbeitungsgebühren erheben und keine Kosten übernehmen. Auch die Reisekosten zur Übergabe der Akte werden oft nicht erstattet. Die niedrigen Einkommen vieler ehemaliger Heimkinder ermöglichen derartige Zahlungen jedoch nicht. Manche Stellen lehnen die Akteneinsicht generell ab und begründen dies damit, dass keine personellen Ressourcen bereitstünden, um nach Akten zu suchen. In diesem Zusammenhang ist aus Sicht des Runden Tisches auf die besondere Verantwortung der mit der Heimunterbringung befassten Institutionen und Einrichtungen hinzuweisen. Die Akteneinsicht steht in unmittelbarem Zusammenhang mit den Aufgaben und Pflichten der jeweiligen Institutionen und Einrichtungen auch wenn die Unterbringungen bereits viele Jahre zurückliegen und auch wenn nur die Rechtsnachfolge besteht. In seinem Schlussbericht empfiehlt der Runde Tisch die Einrichtung von Anlauf- und Beratungsstellen. Diese Stellen können in besonderer Weise geeignet sein, die Akteneinsicht, das Kopieren der Akten und die Übergabe zu organisieren. a. Wie die Akteneinsicht, aber auch das Fertigen von Kopien aus den Akten organisiert werden kann, regelt für noch nicht abgeschlossene Verwaltungsverfahren 25 SGB X. Zwar kommt diese Vorschrift hier nicht unmittelbar zur Anwendung. Der Rechtsgedanke der Regelung kann und sollte jedoch auf die Akteneinsicht im hier erörterten Zusammenhang übertragen werden. Insofern sind diese Kriterien für die hier zu bewältigenden Probleme zu einer Anwendung in entsprechender Weise geeignet. So sollte entsprechend Abs. 3 dieser Vorschrift die Akteneinsicht bei der Behörde zu erfolgen, die die Akten führt. Im Einzelfall kann die Einsicht auch bei einer anderen Behörde (...) erfolgen; weitere Ausnahmen kann die Behörde, die die Akten führt, gestatten. Eine entsprechende Anwendung empfiehlt sich auch i.s. der Regelung in 25 Abs. 2 SGB X. Dort ist geregelt: Soweit die Akten Angaben enthalten, die die Entwicklung und Entfaltung der Persönlichkeit des Beteiligten beeinträchtigen können, gelten die Sätze 1 und 2 mit der Maßgabe entsprechend, dass der Inhalt der Akten auch durch einen Bediensteten der Behörde vermittelt werden kann, der durch Vorbildung sowie Lebens- und Berufserfahrung dazu geeignet und befähigt ist. Aus den Regelungen folgt auch, dass die zuständigen Behörden die Akteneinsicht auf eine andere Stelle delegieren können das können auch Anlauf- und Beratungsstellen sein. Auf der Basis entsprechender Verträge können andere Stellen i.s. der vorgenannten Regeln des 25 SGB X sein. Insofern sind dann diese Stellen auch befugt, die Akten einzusehen und sie für die Ehemaligen verfügbar zu

9 machen. Sie sind dabei aber auch verpflichtet, die entsprechenden Datenschutzvorschriften zu beachten. Es gelten allerdings für die einzelnen Sachverhalte je unterschiedliche Rechtsgrundlagen. So sind Vormundschaftsakten anders zu behandeln als Jugendamtsakten. Welche Inhalte weitergegeben werden dürfen und welche nicht, ist im Einzelfall zu prüfen und entsprechend von den beauftragten Stellen umzusetzen. b. Wie bereits dargelegt, bestehen, abseits der rechtlichen Fragen, ganz konkrete praktische Fragen, wie ein Akteneinsichtsrecht unter Beachtung der rechtlichen Vorgaben umgesetzt werden kann. Die ehemals aktenführenden Stellen sind häufig gar nicht mehr im Besitz der Akte und wenn doch, haben sie keine Kapazitäten, die notwendigen Vorkehrungen zu einer rechtmäßigen Akteneinsicht oder gar Kopie der Akte zu gewährleisten. Das Gleiche gilt für die Archive, die auch in aller Regel nicht in der Lage sind, entsprechende Anfragen zeitgerecht und kostenneutral für die Ehemaligen durchzuführen. Anlauf- und Beratungsstellen auf einer rechtlich fundierten Basis können helfen, diese Schwierigkeiten zu lösen. Als von den zuständigen Ministerien beauftragte Stellen können sie die Akten suchen, auf übermittlungshindernde Inhalte überprüfen, die Akte kopieren und sie dann in einer dem oben beschriebenen Prozedere entsprechenden Form an den Ehemaligen aushändigen. In einem solchen Zusammenhang kann auch erreicht werden, dass die Akteneinsicht für anfragende ehemalige Heimkinder kostenneutral ermöglicht wird. Der Runde Tisch empfiehlt daher, für die Anlauf- und Beratungsstellen u.a. entsprechende Personalressourcen einzusetzen und Reise- und Sachkosten zu übernehmen.